نحوه نوشتن نامه اداری بهصورت حرفهای و کاربردی
آذر ۱۴, ۱۴۰۳
2039
اجزای اصلی نامه اداری
- سرصفحه و تاریخ
در بالای نامه، مشخصات سازمان یا فرد ارسالکننده، همراه با تاریخ نگارش ذکر میشود. اگر از سربرگ سازمانی استفاده میکنید، نیازی به نوشتن دوباره مشخصات نیست. - گیرنده
مشخص کنید نامه خطاب به چه کسی یا چه سازمانی است. نام و سمت فرد گیرنده بهصورت دقیق نوشته شود. - عنوان نامه
موضوع نامه باید کوتاه، شفاف و مرتبط با محتوای اصلی باشد. این بخش معمولاً بعد از نام گیرنده و پیش از متن اصلی قرار میگیرد. - مقدمه
در بخش مقدمه، هدف از نگارش نامه بهصورت خلاصه ذکر میشود. - متن اصلی
در این بخش، اطلاعات یا درخواست خود را بهصورت دقیق و منطقی بیان کنید. از جملات کوتاه، صریح و بدون ابهام استفاده کنید. - نتیجهگیری و درخواست پایانی
با تشکر از گیرنده برای توجه به نامه، درخواست یا اقدام موردنظر را در انتها یادآوری کنید. - امضا و مشخصات ارسالکننده
نامه با امضا، نام و سمت شما (در صورت نیاز) پایان مییابد.
نمونه نامه اداری
بسمه تعالی
تاریخ: [تاریخ نگارش نامه]
شماره: [شماره نامه در صورت لزوم]
پیوست: [در صورت وجود، عنوان یا تعداد پیوستها]
گیرنده: [نام و سمت مخاطب یا سازمان]
[آدرس گیرنده یا نام سازمان، در صورت نیاز]
موضوع: [عنوان کوتاه و مرتبط با محتوای نامه]
با سلام و احترام،
احتراماً به استحضار میرساند [در این قسمت خلاصهای از موضوع و دلیل نگارش نامه را بنویسید. مطلب را واضح و مختصر بیان کنید. اگر اطلاعاتی تکمیلی لازم است، در بندهای جداگانه ذکر کنید.]
[در صورت نیاز، درخواست یا پیشنهاد خود را در این بخش توضیح دهید.]
پیشاپیش از توجه و همکاری جنابعالی/سرکار عالی کمال تشکر و قدردانی را دارم. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، لطفاً با اینجانب از طریق شماره [شماره تماس] یا ایمیل [آدرس ایمیل] در تماس باشید.
با احترام،
[نام و نام خانوادگی]
[سمت و موقعیت شما]
[امضا در صورت ارسال فیزیکی]
[اطلاعات تماس در صورت لزوم]
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
- رسمیت و ادب:
لحن نامه باید رسمی، محترمانه و بدون اشتباه املایی یا نگارشی باشد. - وضوح و دقت:
از توضیحات طولانی و پیچیده پرهیز کنید. هر جمله باید مفهوم مشخصی را منتقل کند. - استفاده از فرمت استاندارد:
فاصلهگذاریها و فونتهای مناسب استفاده کنید تا نامه خوانا باشد.
برای آشنایی بیشتر با نحوه نوشتن نامه اداری، نمونه نامههای اداری را که بهصورت رایگان در سایت ما قرار دارد، مشاهده کنید. این نمونهها شامل نامه اداری به مدرسه، نامه برای درخواست وام و نامه اداری درخواست رفع مشکل هستند.
فرزان سیستم تولیدکننده سیستم مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری
تلفن: 02166354330 – 09102012853
